Gå til indhold

Kodeks for godt bestyrelsesarbejde

Kodekset består af 24 anbefalinger, og mange af de ting, der indgår i kodekset, er ting, som i forvejen finder sted på vandværket.

Her får du en introduktion til de forskellige emner og anbefalinger i “Kodeks for godt Bestyrelsesarbejde”.

Mange af de anbefalinger, der indgår i kodeks, er ting, som man i forvejen – bevidst eller ubevidst – gør på vandværkerne.

Anbefalingerne bygger i høj grad på sund fornuft – det er vigtigt, at have for øje, når du går i gang med at arbejde med kodekset.

Kodeks og værktøjer, der understøtter arbejdet med 24 anbefalinger

Læs mere om de seks overordnede emner i kodekset her.

Værktøjerne finder du til højre her på siden.

Aktivt ejerskab

Under det aktive ejerskab anbefaler kodeks, at vandværket løbende arbejder på at gøre det let for andelshaverne at udøve det aktive ejerskab.

Det kan gøres gennem kommunikation og gennemsigtighed, og på den måde klædes andelshaverne på, så de kan udøve kontrol.

Det anbefales også, at der årligt udarbejdes en plan for involvering og aktivering af andelshaverne.

Når vandværket holder generalforsamling, bør det annonceres både målrettet og bredt, og kommunikationen omkring arrangementet forud for og under generalforsamlingen skal være let tilgængelig.

Bestyrelsens opgaver og ansvar

Det er bestyrelsens opgave at varetage den overordnede og strategiske ledelse af selskabet herunder organisering, strategiudvikling og -opfølgning, økonomisk planlægning, tilsyn med selskabet og risikostyring.

Når det kommer til opgaver og ansvar anbefaler kodeks, at bestyrelsen mindst en gang om året tager stilling til vandværkets organisering og ledelse.

Det er som bekendt bestyrelsens ansvar, at vandværket har en effektiv risikostyring og effektive interne kontroller.

Bestyrelsen skal også sikre, at vandværket følger hensigtsmæssige retningslinjer for indkøb og udbud samt, at relationer til leverandører holdes på et professionelt niveau.

Emner bestyrelsen bør fokusere på

Strategi- og udviklingsplan

Udarbejd en landsigtet strategi- og udviklingsplan med vision, formål for selskabet og indsatsområder. Find i boksen til højre et forslag til, hvordan en strategi- og udviklingsplan kan bygges op.

Forretningsorden

Forretningsordenen er bestyrelsens arbejdsgrundlag og skal blandt andet beskrive, hvordan beslutninger bliver taget og udført, hvem der gør hvad, hvornår der stemmes, og hvornår man er beslutningsdygtig.

Årshjul for opgaver på vandværket – bestyrelse og administration

Et vandværk har mange opgaver i løbet af året. Skab et overblik ved at lave et årshjul. I boksen nederst til højre finder du et forslag til opbygning af årshjul – ét som viser bestyrelsens opgaver, og et andet der viser de administrative opgaver.

Risikovurdering

Vandværket bør have en effektiv risikostyring. Det er vigtigt at forudse og styre risici, så man både kan forebygge og vide, hvordan risici skal håndteres.

Beredskabsplan

En beredskabsplan er populært sagt en køreplan for, hvordan vandforsyningen skal gribe tingene an i krissituationer – for eksempel ved strømsvigt, et ledningsbrud eller hvis vandet er forurenet. Find via linket i den nederste boks til højre en skabelon til en beredskabsplan.

Samarbejde og sammenlægning

Bestyrelsen bør i relation til strategiske mål og forudsætningerne herfor løbende forholde sig til selskabets eksistensberettigelse.

Indkøb og udbud

Bestyrelsen skal sikre, at vandværket følger hensigtsmæssige retningslinjer/politikker for indkøb, og at udbud anvendes, hvor det er formålstjenligt.

Bestyrelsens sammensætning og samspil

Kodeks anbefaler, at bestyrelsen aktivt tager stilling til og arbejder med rekruttering af kommende bestyrelsesmedlemmer.

Som det allerede sker mange steder, skal bestyrelsen arbejde aktivt med at opbygge et godt og tillidsfuldt samarbejde.

For at undgå misforståelser anbefaler kodeks, at der gøres rede for eventuelle afhængigheder, det enkelte bestyrelsesmedlem måtte have.

Det bør også være offentlig tilgængeligt, hvor længe hvert bestyrelsesmedlem har siddet i bestyrelsen, ligesom vandværket bør have en mangfoldigt sammensat bestyrelse, her tænkes helt konkret på en god blanding i forhold til køn, alder og baggrund.

Bestyrelsens kompetencer

Mindst en gang årligt bør bestyrelsen foretage en evaluering af dens samlede kompetencer.

I evalueringen bør bestyrelsen også forholde sig til vandværkets fremtidige situation.

Det er vigtigt at sikre, at bestyrelsen er klædt godt på, så den kan klare både nuværende og kommende udfordringer.

Og på den måde skabes der også klarhed om eventuelle gab, som så kan søges dækket ind ved at tiltrække nye bestyrelsesmedlemmer, der kan styrke vandværket.

Honorering af bestyrelsen

Vandværket bør tilbyde en passende, men ikke lønførende honorering.

Lønnen bør blandt andet afspejle vandværkets størrelse og kompleksitet, man skal naturligvis også forholde sig til størrelsen af arbejdsbyrden samt til, hvordan honoreringen er i sammenlignelige værker.

Det er en god ide at have en vederlagspolitik og/eller afrapportering i regnskabet eller på hjemmesiden.

Arbejder et bestyrelsesmedlem også med driften af vandværket, bør dette fremgå af regnskabet som en lønomkostning.

Sådan kan I beregne honorar?

Bestyrelsesmedlemmerne varetager det strategiske arbejde på vandværker, og de bruger deres fritid på dette arbejde. Det skal rimeligvis honoreres.

 

Honoraret bør afhænge af kvalifikationer (timesats) og omfanget af arbejdet.
Bemærk, at der ikke betales feriepenge af honorar.

 

Klik på billedet herunder og se løngrupper for ansatte i kommuner og regioner i fuld størrelse.

 

Klik på billedet og se løntabel i fuld størrelse.

 

Omfanget af arbejdet

Honorar til et menigt bestyrelsesmedlem kan tage udgangspunkt i hvor længe et typisk bestyrelsesmøde varer: F.eks. 2,5 timer og forberedelse f.eks. 1,5 timer.

Et bestyrelsesmøde honoreres herefter med 4 timer gange timesatsen.

 

Formand og kasserer varetager ofte flere opgaver end de menige bestyrelsesmedlemmer og bør have et højere honorar. Eksempelvis kan I skønne timeforbruget udover møder og forberedelse og gange antal timer med timelønnen for bestyrelsesarbejde.

 

Eksempel: Håndværkere og faglærte arbejdere henføres under løntrin 26

Samspil mellem bestyrelse og daglig leder

Ifølge anbefalingerne er det vigtigt, at bestyrelsen udstikker en klar retning og overordnede mål for den daglige ledelse.

Lederen bør altså kender bestyrelsens forventninger, og der bør være skriftlige aftaler, der skaber klarhed om roller, ansvar og beføjelser hos henholdsvis bestyrelsen og den daglige leder.

Mindst en gang om året bør bestyrelsen evaluere den daglige leders arbejde og resultater.

Kodekset er blevet til i et samarbejde mellem Dansk Fjernvarme og Danske Vandværker.

Udgivet 25. sep. 2022