Målet med anbefalingerne er at stille rammer til rådighed, så I som vandværksbestyrelse kan redegøre for, hvordan I arbejder med det gode bestyrelsesarbejde og således efterlever principperne for god selskabsledelse.

Anbefalingerne bygger i høj grad på sund fornuft – det er vigtigt at have for øje, når I går i gang med at arbejde med kodekset. Mange af de anbefalinger, der indgår i kodeks, er ting, som man i forvejen – bevidst eller ubevidst – gør på vandværket.

Kodeks og værktøjer, der understøtter arbejdet med 24 anbefalinger

Her får du en introduktion til de forskellige emner og anbefalinger i “Kodeks for godt bestyrelsesarbejde”. Til hvert emne er tilknyttet en række værktøjer, der kan understøtte jeres arbejde med de enkelte emner.

Værktøjerne finder du til højre her på siden.

Redegørelse for godt bestyrelsesarbejde

Hvis jeres andelshavere skal kunne udøve kontrol med vandværket, kræver det åbenhed og gennemsigtighed. Det er afgørende for at sikre legitimiteten af forbrugerejet.

Anbefalingen er, at I hvert år redegør for jeres tilgang til godt bestyrelsesarbejde og forholder jer til kodeksets 24 anbefalinger, hvor I angiver, hvorvidt I følger en anbefaling og en forklaring på, både hvordan den følges, og hvis I ikke følger.

Der findes et skema til brug for redegørelsen. I skemaet er 10 anbefalinger markeret med orange. Det er anbefalinger, som I som minimum bør forholde jer til.

Find skema til redegørelse til højre her på siden.

Aktivt ejerskab

Det er bestyrelsens opgave at sikre, at selskabet er synligt og tilgængeligt. Derfor er det anbefalingen, at vandværket løbende arbejder på at gøre det let for andelshaverne at udøve det aktive ejerskab.

Det kan gøres gennem kommunikation og gennemsigtighed, og på den måde klædes andelshaverne på, så de kan udøve kontrol.

Det anbefales også, at der årligt udarbejdes en plan for involvering og aktivering af andelshaverne.

Når vandværket holder generalforsamling, bør det annonceres både målrettet og bredt, og kommunikationen omkring arrangementet forud for og under generalforsamlingen skal være let tilgængelig.

Find værktøjer til højre her på siden.

Bestyrelsens opgaver og ansvar

Det er bestyrelsens opgave at varetage den overordnede og strategiske ledelse herunder organisering, strategiudvikling og -opfølgning, økonomisk planlægning og tilsyn med vandværket. Kodekset anbefaler, at bestyrelsen en gang om året forholder sig til dette.

Det er også bestyrelsens ansvar at udarbejde planer for risikostyring, beredskab og it-sikkerhed samt interne kontroller.

Bestyrelsen anbefales også at arbejde aktivt for at fremme den grønne omstilling og løbende afdække behovet for strategiske samarbejder, der styrker vandværkets værdi og øger effektiviteten.

Bestyrelsen skal også sikre, at vandværket følger gældende regler/politikker for indkøb, herunder at udbud overholdes, hvor det er formålstjenligt, og at relationer til leverandører holdes på et professionelt niveau.

Emner bestyrelsen bør fokusere på

Bestyrelsens sammensætning og kompetencer

Kodeks anbefaler, at bestyrelsesmedlemmer bliver valgt forskudt for to år ad gangen, og at bestyrelsen er mangfoldigt sammensat.

Mindst en gang om året bør bestyrelsen evaluere, hvilke kompetencer den råder over og vurdere, om medlemmerne af bestyrelsen samlet set er tilstrækkelig kompetente til at lede vandværket.

Det er vigtigt at sikre, at bestyrelsen er klædt godt på, så den kan klare både nuværende og kommende udfordringer. På den måde skabes der også klarhed om eventuelle gab, som så kan søges dækket ind ved at tiltrække nye bestyrelsesmedlemmer, der kan styrke vandværket.

Bestyrelsen bør også tage stilling til, om den bør suppleres med eksterne medlemmer.

Find værktøjer til højre her på siden.

Bestyrelsens samarbejde

Som det allerede sker mange steder, skal bestyrelsen arbejde aktivt med at opbygge et godt og tillidsfuldt samarbejde. En forretningsorden kan være et godt værktøj til at beskrive, hvordan bestyrelsen vil arbejde sammen.

Find en skabelon til forretningsorden – klik her

En anden måde er ved at gennemføre en bestyrelsesevaluering med en passende frekvens. I evalueringen bør bestyrelsen også forholde sig til vandværkets fremtidige situation.

Bestyrelsen skal også sikre, at regler om tavshedspligt og habilitet overholdes.

Det er samtidig centralt, at bestyrelsen handler uafhængigt af særinteresser og træffer beslutninger udelukkende på vandværkets vegne. Bestyrelsen bør derfor forholde sig til og redegøre for medlemmernes eventuelle afhængigheder for eksempel relationer til leverandører og andre samarbejdspartnere, familiære relationer, egeninteresser/særinteresser, aflønning fra selskabet m.m.

Find værktøjer til højre her på siden.

Transparens og honorering

Åbenhed og gennemsigtighed er vigtige elementer for at fastholde tilliden til vandværket og dets bestyrelse. Derfor skal alle relevante oplysninger være synlige på jeres hjemmeside.

For at kunne tiltrække og fastholde de nødvendige kompetencer og engagementet i bestyrelsen anbefaler kodekset at tilbyde en passende, men ikke lønførende honorering, som offentliggøres på jeres hjemmeside.

Lønnen bør blandt andet afspejle vandværkets størrelse og kompleksitet, men skal naturligvis også forholde sig til størrelsen af arbejdsbyrden samt til, hvordan honoreringen er i sammenlignelige værker.

Varetager et bestyrelsesmedlem betalte opgaver i vandværket ved siden af sit bestyrelseshverv, skal omfanget og omkostningen oplyses særskilt.

Det er en god ide at skabe klarhed over honoreringen af hvert enkelt bestyrelsesmedlem eksempelvis via en vederlagspolitik og afrapportering i regnskabet. Man kan også lave en politik for adgang til og omfanget af informationer om bestyrelsen og dens møder samt politik for engagering af andelshavere og forbrugere.

Find værktøjer til højre her på siden.

Læs artiklen om honorar til bestyrelsesmedlemmer

Samspil mellem bestyrelse og daglig ledelse

Bestyrelsen skal varetage den overordnede og strategiske ledelse og sikre rammerne for den daglige ledelse af vandværket.

Bestyrelsen og den daglige ledelse udarbejder en skriftlig aftale, som skaber klarhed om roller, ansvar, arbejdsdeling og beføjelser, så der er en gensidig forventningsafstemning.

Ansvaret for den daglige drift, personale mv. ligger entydigt hos lederen, og bestyrelsen skal være opmærksom på ikke at træde ind over lederens ansvarsområder.

Ifølge anbefalingerne er det vigtigt, at bestyrelsen udstikker en klar retning og overordnede mål for den daglige ledelse og evaluerer mindst en gang om året den daglige ledelses arbejde og resultater.

Find værktøjer til højre her på siden.

Anbefalingerne for det gode bestyrelsesarbejde i de forbrugerejede vand- og fjernvarmeselskaber har fungeret siden 2018 og er senest revideret i 2023 i et samarbejde mellem Danske Vandværker og Dansk Fjernvarme.