Forretningsorden
Forretningsordenen er bestyrelsens arbejdsgrundlag.
Forretningsordenen skal blandt andet beskrive, hvordan møder indkaldes og afholdes, ligesom forretningsordenen skal medvirke til at beslutninger træffes og føres ud i livet.
Forretningsordenen kan defineres som en slags køreplan for bestyrelsens arbejde. Mange af bestemmelserne har til formål at sikre klarhed over, hvilke opgaver der er i forbindelse med bestyrelsesmøde og hvem der bærer ansvaret.
Det hænger sammen med en forsvarlig bestyrelse at have en forretningsorden, hvilket vi anbefaler sammen holdt med at kodeks for godt bestyrelsesarbejde efterleves efter bedste evne.
Forklaring af skabelonens paragrafer:
1. Generelt
Hvem omhandler denne forretningsorden.
2. Konstituering
Det besluttes hvilke bestyrelsesmedlemmer der skal besidde de forskellige poster og ansvar.
3. Bestyrelsesmøder og dagsorden
Her beskrives kravene til og rammerne for bestyrelsesmøderne, så der er en ensartet struktur. Dette skaber en rutiner og gennemsigtighed i bestyrelsesarbejdet og processen.
4. Afholdelse af bestyrelsesmøder
Her fremsættes krav til, hvem der styrer møderne, opsamler fra seneste møde og godkendelse af referat.
5. Bestyrelsesprotokol og beslutninger
Her beskrives ansvarsfordelingen for at føre protokollen og udførelsen af det besluttede.
6. Kassererens ansvar
Her fastsættes kassererens ansvarsområde og pligter.
7. Godkendelse af fakturaer
Godkendelsesproceduren er et vigtigt redskab til at skabe sikkerhed for, at de indkøb der foretages, også stemmer overens med, hvad der er aftalt. Det er en sikkerhedsventil der skal beskytte mod tilfældig brug af midler. Ventilen må dog aldrig være strammere end behovet for handlefrihed og det skal derfor vurderes, hvilke behov vandværket har. Vi anbefaler altid to personer godkender inden betaling.
8. Habilitet
Det er vigtigt at huske på, at habilitet både skal være til stede men også kunne ses udefra. Det kan skabe utryghed hos medlemmerne, hvis en person deltager i møderne blot denne fremstår inhabil også selvom dette ikke reelt ikke er tilfældet.
Det kan også være en god ting at beslutte sig for, hvordan og hvor oplysninger om inhabilitet skal oplyses. Igen er det formålet af skabe klarhed over, hvordan der skal handles i en prekær situation.
9. Beslutningsdygtighed
Her beskrives hvilke krav der skal være opfyldt for at der kan træffe afgørelser. Det handler om at sikre enighed hos bestyrelsen og have regler for, hvordan uenighed skal håndteres. Dette uden at gøre bestyrelsen handlingslammet.
10. Tavshedspligt
I dette afsnit pålægges bestyrelsesmedlemmerne en generel tavshedspligt. Dette er til at skabe en tryg ramme for interne diskussioner om vandværkets bedste.
11. Honorar
Dette afsnit benyttes kun, hvis der modtages honorar.
12. Daglig ledelse og ansvar
Dette afsnit benyttes kun, hvis der er en daglig leder. Afsnittet har til formål at fastsætte de rammer, ansvar og pligter der hører til erhvervet som daglig leder. Afsnittet afgrænser bestyrelsens og den daglige leders ansvarsområder.
13. Kommunikation & digitale medier
Dette kan tilvælges og det afhænger af det enkelte vandværk om det giver mening. Det kan dog være en god ide, at bestyrelsen internt har fastsat rammerne for, hvem der må udtale sig til medierne, hvem har ansvaret for eventuelle sociale medier, om der er nogen bestyrelsesmedlemmer der fra private profiler må kommentere på vandværkets sager eller spørgsmål. Der er mange spørgsmål det knytter sig til emnet om at udtalesig offentligt eller til pressen og det kan skabe problemer, hvis man ikke regulerer det inden situationerne opstår.