Hjem ~ Nyheder ~ Tag styring og vær på forkant med udfordringerne

Tag styring og vær på forkant med udfordringerne

Webinar: De vigtigste værktøjer til det gode bestyrelsesarbejde

Vandforsyningen er i en rivende udvikling, og derfor er det vigtigere end nogensinde før at arbejde strategisk og struktureret med bestyrelsesarbejdet. Det mener Tina Vad Chawes, der er vandforsyningschef i Furesø Vandforsyning.

Tina Vad Chawes har mange års erfaring med strategiudvikling. I denne artikel deler hun sine erfaringer og giver dig en række gode råd til, hvordan du arbejder strategisk med bestyrelsesarbejdet – og hvorfor det er vigtigt.

Stigende kompleksitet stiller krav til bestyrelsen

BNBO, PFAS og krav til digitalisering er blot nogle af de udfordringer, som landets vandværker står overfor i øjeblikket.

”Jeg tror både at vores forbrugere er bedre informeret og mere interesseret i dag end de var for blot fem år siden – og det er med til at stille større krav til os. Der er mere fokus på vandkvalitet og forsyningssikkerhed i dag, og vores forbrugere skal føle sig i trygge hænder hos os. Det er selvfølgelig positivt, at mange har fået øjnene op for vigtigheden af vandforsyningen, men det betyder også, at vi er nødsaget til at kigge ind i krystalkuglen og gøre os nogle tanker om, hvordan vi skal håndtere for eksempel udfordringer med vandkvaliteten – også før det er en realitet. Kommunikation er blevet en langt større del af vores daglige arbejdet – intet nyt er ikke nødvendigvis godt nyt, og vores forbrugere forventer i højere grad, at vi løbende orienterer dem – specielt i forhold til emner som medierne stiller fokus på”, forklarer Tina Vad Chawes og fortsætter:

”Den stramme regulering af vandsektoren har bestemt også øget kravet til vores økonomiske, juridiske og tekniske viden, og det kan være svært at mestre alle disse discipliner på en gang. Økonomiske begrænsninger grundet rammeregulering, konsekvenser ved ændringer i lovgivningen, risikovurdering af trends i vandkvaliteten og konsekvenser ved en øget befolkningsprognose er nogle af de emner, man med fordel kan trække ind i det strategiske bestyrelsesarbejde, hvor man evt. også kan afdække hvilke kompetencer, der med fordel kunne være nyttige i bestyrelsen. Bestyrelsens opgave vil være i fællesskab at træffe de strategiske beslutninger, der ligger til grund for bestyrelsens prioritering af indsatser”.

Derfor er det vigtigere end nogensinde før, at man på vandværket arbejder strategisk med bestyrelsesarbejde, for på den måde at være bedre rustet til at kunne håndtere de mange udfordringer og krav, som vandbranchen står overfor.

Kom op i helikopterperspektivet

Formålet med strategisk bestyrelsesarbejde er at komme op i helikopteren og se tingene i et lidt større perspektiv fortæller Tina Vad Chawes.

”Man skal kunne frigøre sig fra driften og tænke langsigtet og ud af boksen. Vi kommer hurtigt til at fortabe os i detaljen og se begrænsninger i stedet for muligheder, hvilket kan aflive selv de bedste idéer. Derfor er det vigtigt at holde driften og bestyrelsesarbejdet adskilt. Hver ting til sin tid er nødvendigt for at skabe et rum, hvor de afgørende strategiske beslutninger bliver taget, der fremtidssikrer vores vandforsyningen og berettiger vores eksistensgrundlag”.

”Bekymringerne om, hvad der skal ske om 10 år deler jeg ikke nødvendigvis med mit personale. Men i bestyrelseslokalet er det vigtigt, at vi får vendt den slags bekymringer, så vi er på forkant med udfordringerne”, forklarer Tina Vad Chawes.

Men hvordan kommer man i gang?

For Tina Vad Chawes er det forberedelse og lavpraktiske værktøjer, der gør forskellen, når hun arbejder med strategi i bestyrelseslokalet.

”Dagsordenen er et vigtigt redskab, så vi tydeligt kan se, hvad der er til orientering, diskussion og beslutning. På den måde kan bestyrelsesmedlemmerne på forhånd reflektere over, hvad der forventes af dem, når de træder ind i bestyrelseslokalet. Det gør det mindre flyvsk og er med til at skabe en klar retning og formål med mødet, og vi undgår at mødet kommer til at handle om hverdagens små udfordringer”, fortæller hun.

”Hvis der alligevel er behov for drøftelser af den daglige drift i bestyrelseslokalet, så kan det være en god idé at lave en driftsstatusrapport, som man sender ud inden bestyrelsesmøderne. På den måde får bestyrelsesmedlemmerne svar på en række spørgsmål om driften inden bestyrelsesmødet”, fortæller Tina Vad Chawes.

Driftsrapporten er på den måde et redskab, der viser bestyrelsen, at der er styr på driften, og det skaber ro til at tænke længere ud i fremtiden. Og det er en vigtig disciplin, hvis man vil være på forkant med nogle af de udfordringer, som forbrugerne endnu ikke er opmærksomme på.

”Mange steder er vandforsyningen meget lokal, og forbrugerne ringer måske direkte til formanden, i stedet for til vandværket, fordi de kender vedkommende. Nogle gange er det jo også en og samme person. Og det er vigtigt her, at formanden i de mere strategiske spørgsmål giver et svar, som repræsentant for vandværket, der afspejler bestyrelsens holdning som en samlet enhed”.

I skal turde involvere forbrugerne

Når strategiarbejdet er kommet godt i gang, er det en god idé at involvere forbrugerne. Derigennem kan I få værdifulde inputs og sikre opbakning senere i forløbet, men det kræver, at I tør åbne op og dele jeres tanker og planer.

”Jeg har gjort meget ud af at skrive en ret detaljeret ledelsesrapportering i årsrapporten, så forbrugerne kan få et indblik i vores arbejde. Når formanden fremlægger rapporten ved årets generalforsamling, er der som oftest stor spørgelyst, og det er meget lærerigt at få den form for feedback fra forbrugerne. For forbrugerne skaber det også en forståelse for det arbejde der foregår i vandforsyningen”, siger Tina Vad Chawes.