Generalforsamlingen er vandværkets højeste myndighed

Det er her, at forbrugerne/andelshaverne kan være med til at udstikke kursen for, hvordan vandværket skal udvikles, og hvilke ting bestyrelsen skal arbejde med det kommende år. Desuden bliver formandens beretning, regnskabet og budgettet godkendt, og der vælges medlemmer til bestyrelsen.

• Ordinær generalforsamling
  Skal holdes én gang om året indenfor en bestemt tidshorisont. Det er bestyrelsens pligt at indkalde til generalforsamlingen.

• Ekstraordinær generalforsamling
  Kan holdes, hvis der opstår en akut sag, som generalforsamlingen skal tage stilling til. Hvis forbrugerne kræver det – normalt er det 20 procent af forbrugerne – kan der indkaldes til en ekstraordinær generalforsamling.

Inden generalforsamlingen

• Fastsæt ifølge jeres vedtægter en dato for generalforsamlingen – book lokaler.
• Indkald til generalforsamlingen i god tid. Husk at sende dagsorden og bilag med. Overhold de tidsfrister og den indkaldelsesform, der er beskrevet i jeres vedtægter.
• På generalforsamlingen aflægger formanden beretningen. Diskuter i bestyrelsen, hvilke emner der er særligt vigtige at fremhæve. Kassereren skal aflægge regnskab, og budgettet skal godkendes. Husk at kopiere formandens skriftlige beretning samt regnskab/budget, så det kan omdeles på generalforsamlingen.
• Find en dygtig dirigent og en god referent. Er der eventuelle konflikter, kan det være en god ide at vælge en dirigent udefra. Sørg for at dirigenten er velorienteret om jeres dagsorden og vedtægter.
• Overvej også hvilke kompetencer, I har brug for i bestyrelsen og prøv at finde nye kandidater, der vil træde ind i bestyrelsesarbejdet.
• Det kan være en udfordring at få andelshaverne/forbrugerne til at komme. Tænk over, om I kan kombinere generalforsamlingen med et socialt arrangement såsom et foredrag, fællesspisning eller andet.
• Sørg for at teknikken er afprøvet for eksempel pc, overheadprojektor, tavler og mikrofoner.
• Sørg også for at have stemmesedler og ajourførte medlemsfortegnelser med til generalforsamlingen.

På generalforsamlingen

• Hvis der opstår tvivl undervejs, så vær ikke bange for at holde en kort pause, hvor I får styr på, hvordan I kommer videre.
• Sørg for at konklusionerne er klare, så alle deltagerne ved, hvad de siger ja eller nej til.
• Husk stemmesedler, hvis det bliver nødvendigt med en skriftlig afstemning undervejs.

Efter generalforsamlingen

Kom godt og hurtigt i gang med arbejdet i bestyrelsen efter generalforsamlingen, så I skaber overblik og fastholder energien.

Få referatet godkendt og udsendt så hurtigt som muligt, mens forbrugerne stadig har generalforsamlingen i frisk erindring.

Planlæg året i god tid

• Fastlæg mødedatoer for hele året, så alle kan prioritere bestyrelsesarbejdet.
• Aftal, hvor I mødes første gang efter generalforsamlingen.

Fordel ansvar tydeligt

• Diskuter, hvordan bestyrelsen bedst kan arbejde videre med de beslutninger, der blev truffet på generalforsamlingen.
• Hold et møde, hvor I aftaler roller og opgaver i bestyrelsen ud fra de erfaringer og kompetencer, I har rundt om bordet.

Skab fælles spilleregler

• Gennemgå og tilpas forretningsordenen, så alle er enige om rammer og arbejdsgange.
• Brug tid på at tale om samarbejde, roller og ambitioner.

Følg op på beslutninger

• Gennemse beslutningerne fra generalforsamlingen og aftal, hvem der gør hvad – og hvornår.

Tag godt imod nye medlemmer

• Giv en kort introduktion til økonomi, vedtægter og aktuelle opgaver.